Secretarieel administratief medewerker - Leeuwarden

Daarom wil je als secretarieel administratief medewerker bij NS werken

• Je haalt voldoening uit het verlenen van service aan collega’s, zoals hoofdconducteurs, machinisten, V&S medewerker en service personeel (frontoffice) en zorgt dat alle administratie rondom de werkzaamheden van deze collega's (denk aan vergunningen en apparatuur aanvragen) goed geregeld is (backoffice).
• Een afwisselende baan met veel verschillende werkzaamheden op je eigen standplaats, maar staat ook klaar om op andere locaties te helpen.
• Je zorgt samen met het team voor de veiligheid bij nood en staat klaar voor collega’s en klanten.

“Geen dag is hetzelfde in ons team, wij zijn altijd in beweging!”

Dit ga je doen als secretarieel administratief medewerker in Leeuwarden

Als secretarieel administratief medewerker zorg jij ervoor dat teammanagers ondersteund worden in hun administratieve taken. Ook zorg jij ervoor dat je collega’s zoals conducteurs en machinisten, V&S en Service Stations-personeel voorzien zijn van de hulpmiddelen die nodig zijn om hun werk goed te kunnen doen. Dat maakt het een afwisselende functie. Dankzij jouw enthousiaste (open houding) en verantwoordelijke instelling ben je van onschatbare waarde bij het:

• Ondersteunen van de teammanagers in hun administratieve taken, agenda's en ander beheer. Denk hierbij aan het aanvragen machinisten vergunningen en vergaderruimtes reserveren. Dit zijn de backoffice taken.
• Ondersteunen van medewerkers op de serviceprocessen vanuit het facilitair bureau. Denk hierbij aan uitgifte van passen en communicatiemiddelen. Dit zijn de frontoffice taken.
• Ondersteunen bij ontruimingen van locaties. Je maakt deel uit van de BHV-organisatie, jouw rol is de rol van ontruimer.

Verder goed om te weten:

• Je krijgt standplaats Leeuwarden, maar bent flexibel inzetbaar in het cluster op de overige standplaatsen (Zwolle, Lelystad en Leeuwarden).
• Werken in het hart van onze operatie betekent dat je in een dynamische omgeving terecht komt waar onze eerstelijns collega’s en managers zo goed mogelijk worden ondersteund en waar je zorg hebt voor je omgeving.
• Het is belangrijk prioriteiten te stellen. Je werk bestaat uit een vast takenpakket, maar er zullen regelmatig ongeplande taken bij komen vanuit je werk als SAM.
• Service verlenen betekent zichtbaar zijn voor je omgeving. Je bent daardoor afwisselend achter de balie, dan wel in de omgeving daarvan te vinden.
• Je werkt op basis van een rooster en kunt ingedeeld worden in vroege, late en dagdienst, ook in het weekend.
• Je maakt deel uit van de BHV-organisatie, jouw rol is de rol van ontruimer.

Hier ga je werken

Ruim 1 miljoen mensen maken dagelijks gebruik van onze geelblauwe treinen. Onze hoofdconducteurs, (veiligheid &) service medewerkers en machinisten zijn hét gezicht van NS en zorgen ervoor dat deze reizigers, veilig, op tijd en comfortabel vervoerd worden.

Jij gaat werken op het facilitair bureau in Leeuwarden, maar je bent ook flexibel inzetbaar in het cluster op de overige standplaatsen. Je werkt samen met één of meerdere collega’s maar je moet ook alleen kunnen werken.

Het facilitair bureau in Leeuwarden valt onder de afdeling Service en Operatie (S&O). Vanaf 1 november 2025 is de herinrichting ook in het domein Facilitaire Zaken geïmplementeerd. Dit betekent dat S&O is gekanteld naar een functioneel aangestuurde organisatie en de facilitaire bureaus onderdeel zijn van het Bedrijfsbureau S&O. Je wordt hiërarchisch aangestuurd vanuit het Bedrijfsbureau van S&O, de manager IVB Facilitair en direct door de manager Facilitaire Zaken van het cluster. Je werkt binnen het facilitaire domein van S&O met in totaal 30 facilitaire bureaus.

Werken in een veranderende organisatie vraagt flexibiliteit van jouw als medewerker als het gaat om je werk en inzetbaarheid. Het is onze ambitie om voorspelbaar te zijn in de geboden dienstverlening waar uniformiteit in openingstijden, en onze manier van werken de basis voor is. Het borgen van onze verantwoordelijkheid in de BHV-organisatie is voor iedere medewerker een vanzelfsprekendheid. Daarnaast vraagt het werken in een veranderende organisatie om empathie richting je omgeving en de collega’s waaraan je ondersteuning verleent.

Dit zijn de functie-eisen

• Je bent minimaal in het bezit van een MBO 2 niveau diploma; bij voorkeur een opleiding in secretarieel of administratief werk. Indien je deze opleiding niet hebt, volg je een online opleiding die binnen een jaar succesvol afgerond moet zijn.
• Je hebt ervaring in een veelzijdige functie waarin je met verschillende taken en prioriteiten omgaat, flexibel inspeelt op onverwachte situaties en zowel administratieve als operationele werkzaamheden uitvoert.
• Je hebt een servicegerichte houding en weet mensen gastvrij te ontvangen en te helpen, ook wanneer de druk hoog is.
• Je hebt aantoonbare werkervaring in een administratieve omgeving en daardoor ook kennis van MS Office 365 (o.a. Outlook, Word, Excel en PowerPoint).
• Je hebt kennis over NS als organisatie en weet hoe communicatielijnen lopen. Pre als je ervaring en kennis hebt binnen Service en Operatie (SO).
• Je werkt zelfstandig en hebt het organisatievermogen om alle diensten zelf te plannen en uit te voeren. Tevens ben je in staat om de BHV-taak als ontruimer zelfstandig te vervullen.
• Je hebt een probleemoplossend vermogen en ziet het als een uitdaging om problemen ter plekke z.s.m. op te lossen.
• Je weet de juiste aandacht te geven aan mensen, luistert goed, handelt respectvol binnen je verantwoordelijkheden en zorgt voor een duidelijke en effectieve afhandeling van vragen en situaties.
• Je kunt goed plannen en organiseren. Je stemt je werkzaamheden en houding af op wat op dat moment het meest urgent is, ook tijdens drukte en wanneer collega’s terughoudend zijn, passend bij de situatie op verschillende locaties.
• Je werkt geconcentreerd en zorgvuldig, zodat de administratie klopt en collega’s soepel hun werk kunnen voortzetten.

Dit zijn de arbeidsvoorwaarden

Werken bij NS betekent dat jij hét verschil kunt maken in de dynamische wereld van duurzame mobiliteit. Jij helpt mee om Nederland bereikbaar te houden, voor iedereen. Bij NS krijg je veel vrijheid. De mogelijkheden om je te ontwikkelen zijn groot. We beloven je dat geen dag hetzelfde is. En als één van de mooiste werkgevers van Nederland hebben we nog meer te bieden. Voor deze functie onder meer:

• Een salaris tussen € 2.764,- en € 3.676,- bruto per maand (schaal 55) (o.b.v. 36 uur)
• 144 uur wettelijk verlof (o.b.v. een fulltime dienstverband) + extra verlof afhankelijk van leeftijd (minimaal een week).
• De mogelijkheid om 3 christelijke feestdagen om te ruilen voor 3 niet-christelijke feestdagen.
• 3% eindejaarsuitkering, 8% vakantietoeslag en een uitstekende pensioenregeling.
• Je treinreizen in de 2e klas zijn gratis; in de 1e klas reizen kan tegen een kleine eigen bijdrage.
• Je gezin reist gratis in de daluren.
• Korting op Europese treinreizen zodra je 1 jaar bij NS werkt.
• Professionele ontwikkelingsmogelijkheden
• Een keuzeplan met o.a. fietsenplan, extra pensioenopbouw of extra vakantiedagen.
• Wil je meer weten? Bekijk dan hier de NS cao.