Unilever
Management Assistent Centrale Ondernemingsraad (32u)
Wat kun je van de functie verwachten?
- COR- en Overlegvergaderingen
- bijhouden van de te bespreken agendapunten voor vergaderingen, maken en versturen van agenda’s;
- organiseren van COR- en Overlegvergaderingen;
- opstellen van een conceptnotitie t.b.v. het Dagelijks Bestuur ter onderbouwing van agendapunten tijdens vergaderingen;
- maken van lijst met ingekomen en uitgegane stukken;
- bijwonen van vergaderingen;
- opstellen van besluiten- en afsprakenlijst;
- bewerking en afhandeling van conceptverslagen van COR- en Overlegvergaderingen.
- projectgroepen en commissies;
- organiseert bijeenkomsten van de projectgroepen en commissies;
- is als lid van projectgroepen en commissies volledig betrokken bij projecten en notuleert desgevraagd vergaderingen;
- vertaalt de projectplanning in te nemen acties en bewaakt deze;
- voert administratieve taken en acties uit t.b.v. de projectgroepen en commissies.
- Voert op eigen initiatief correspondentie en legt deze ter goedkeuring voor aan de secretaris van de COR;
- is contactpersoon voor de communicatiemedewerker die de COR-Nieuwsflits verzorgt;
- maakt t.b.v. de COR-Nieuwsflits foto’s tijdens vergaderingen, load ze op, archiveert ze en stuurt ze op naar de communicatiemedewerker;
- geeft wijzigingen door op conceptverslagen van Overleg- en COR-vergaderingen aan communicatiemedewerker en verstuurt de definitieve COR-Nieuwsflits naar alle Unilever personeelsleden in Nederland en aan een groep externe betrokkenen;
- stelt in overleg met betrokkenen het jaarvergaderschema op van COR-, Overleg- en Bestuurscommissievergaderingen;
- zorgt dat de jaarplanning up to date is (en voert naar aanleiding daarvan acties uit);
- houdt het adressenbestand actueel van COR-leden, OR-leden, management en overige contacten;
- is als software afdelingscontactpersoon verantwoordelijk voor bestellingen voor de afdeling en is op de hoogte van updates van IT-systemen;
- handelt facturen af;
- doet voorbereidende werkzaamheden m.b.t. COR-Jaarverslag voor de communicatiemedewerker;
- voert het secretariaat van de Klachteninstantie Unilever Nederland;
- beheert en houdt het COR-archief bij (zowel digitaal als handmatig);
- draagt zorg voor de ingekomen en uitgegane COR-“post”;
- verricht alle overige secretariaatswerkzaamheden.
Wat verwachten we van jou?
- Een ruime werkervaring (minimaal 3-5 jaar) op het gebied van secretarieel en administratief werk;
- goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel in woord als geschrift (waarbij het zeer belangrijk is dat betrokkene de Nederlandse taal uitstekend beheerst en volledig in staat is zelfstandig brieven/notities/notulen te schrijven);
- kennis van en ervaring met moderne communicatiemiddelen alsook MS office is vereist;
- een brede maatschappelijke interesse en politiek gevoel hebben
- een teamplayer met een service gerichte instelling
- prioriteiten kunnen stellen
- flexibiliteit.
- Accuratesse
- Diplomatiek
- Probleemoplossend vermogen
Naast goede arbeidsvoorwaarden bieden we je bovenal een dynamische werkomgeving waarin mensen met energie, creativiteit en passie samenwerken om met elkaar ambitieuze doelen na te streven. Er is daarnaast veel ruimte om te groeien door professionele trainingen en persoonlijke ontwikkelingsmogelijkheden op nationaal en internationaal gebied!
Iedere dag weer gebruiken twee miljard mensen producten van Unilever om er goed uit te zien, zich goed te voelen en meer uit het leven te halen. Met meer dan 400 merken die zich richten op gezondheid en welzijn zijn wij als geen andere onderneming op zo veel verschillende manieren zo nauw betrokken bij het dagelijks leven van mensen. Onze productenportefeuille varieert van uitgebalanceerde voedingsmiddelen tot verwen-ijs, betaalbare zeep, weldadige shampoos en producten voor de dagelijkse huishoudelijke verzorging. We produceren leidende wereldmerken als Lipton, Knorr, Dove, Axe, Hellmann’s en OMO, naast vertrouwde lokale merken als Andrélon, Blue Band en Conimex.