Assistant notariaat
Functiebeschrijving
Als Assistant voor het notariaat ben je verantwoordelijk voor secretariële ondersteuning van de praktijk van de (kandidaat-) notarissen. Je werkt met meerdere assistants voor de gehele praktijkgroep. Die ondersteuning bestaat onder andere uit het maken van afspraken, het correct verwerken van inkomende/uitgaande correspondentie, correcte dossieropbouw en het maken van declaraties op het notariaat.
1. Meewerken in de dagelijkse praktijk van de (kandidaat-) notaris;
2. Zorgdragen voor efficiënt agendabeheer van de (kandidaat-) notaris;
3. Openen en beheren van dossiers;
4. Akten opmaken en passeer klaarmaken;
5. Aanmaken van declaraties en monitoren van de voortgang van de ingevoerde uren in het CMS systeem;
6. Inplannen en voorbereiden van vergaderingen;
7. Bijhouden van de CRM database (Contactmanager).
Profiel
Wij zijn op zoek naar een kandidaat met een afgeronde MBO(+)/HBO opleiding. Daarnaast heb je 2 tot 4 jaar ervaring als secretaresse / assistant, bij voorkeur binnen het notariaat of de zakelijke dienstverlening. Je bent in staat om taken zelfstandig uit te voeren en deze naar eigen inzicht te prioriteren. Je bent pro-actief, een teamplayer, stressbestendig en flexibel. Je beheerst zowel de Nederlandse als de Engelse taal uitstekend in woord en geschrift. Je hebt geen 9 tot 5 mentaliteit en je bent zeer bekwaam met MS Office.
• Je hebt een dienstverlenende, enthousiaste, cliëntgerichte en collegiale instelling;
• Je bent flexibel voor wat betreft het inspringen bij en overnemen van taken van collega's van de afdeling;
• Je hebt ervaring met complex agendabeheer en signaleert op tijd;
• Je hebt overzicht van je eigen werk, stelt prioriteiten en houdt zicht op deadlines;
• Je kunt zelfstandig de correspondentie verzorgen;
• Je bent in staat om na een cliënt contact, de juiste follow up in te zetten;
• Je bent bereid je binnen het juridisch secretariële vak te blijven ontwikkelen;
• Je staat open voor feedback;
• Je signaleert zaken die verbeterd kunnen worden.
Wij bieden een uitdagende functie in een professionele en inspirerende omgeving. Je levert een substantiële bijdrage aan de service en kwaliteit van het notariaat, maar ook het kantoor Stibbe. Onze cultuur kenmerkt zich door kwaliteit, inzet en een open en informele omgang waardoor de onderlinge samenwerking wordt gestimuleerd. Verder bieden wij goede primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden.
Geïnteresseerd in deze functie? Solliciteer dan uiterlijk vóór 18 december 2015. Voor eventuele vragen kun je contact opnemen met Susan Schoofs.